Làm chủ hoạt động truyền thông thời khủng hoảng

April 9, 2020

Khi cuộc khủng hoảng xảy ra, thì những người làm truyền thông phải luôn nhạy bén để nhận thấy cơ hội giữa muôn vàn những thách thức. Đó là tầm quan trọng của việc xây dựng 5 bước cơ bản của truyền thông để tạo ra một thông điệp phù hợp và lan truyền thông điệp ấy một cách nhanh chóng.

Bước 1: Quyết định đối tượng mà truyền thông muốn hướng đến

Khi mọi người đang cố gắng để tiếp nhận những gì diễn ra xung quanh, việc xác định đối tượng truyền thông thường bị bỏ qua, mặc dù đây là vấn đề cơ bản. Đối tượng đầu tiên mà mọi tổ chức nên tiếp cận chính là nhân viên trong doanh nghiệp.

Thường xuyên trao đổi với nhân viên trong suốt thời kỳ bất ổn sẽ giúp nhân viên giữ vững tinh thần, đồng thời đảm bảo rằng các vấn đề kinh doanh quan trọng vẫn được giải quyết. Đây là lý do tại sao kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh (BCP) là tối quan trọng. Các doanh nghiệp tin rằng họ sẽ không bao giờ cần tới BCP, hoặc sử dụng một cách rất chừng mực kế hoạch dự phòng này. Kế hoạch này cũng tương tự như một chính sách bảo hiểm tốt

Đề ra những quy định khi họp Online để đảm bảo chất lượng cuộc họp

Bên cạnh đó, khi chúng ta không thể đến công ty làm việc thì cần phải sử dụng một số nền tảng công nghệ để quản lý việc trao đổi thông tin hàng ngày. Có thể sử dụng nền tảng nội bộ hoặc từ bên thứ ba, miễn là nền tảng đó cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin được rõ ràng và nhất quán với nhân viên và có ít rào cản truy cập để nhân viên có thể theo sát, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn.

Luôn có các hoạt động online với đối tác và khách hàng

Việc truyền thông tới khách hàng cũng rất quan trọng. Công nghệ được các doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp với nhân viên trong thời kỳ khủng hoảng cũng nên được sử dụng để giao tiếp với khách hàng. Cho dù đó là sắp xếp các buổi gặp mặt trực tuyến hoặc giải quyết các mối quan tâm của khách hàng từ xa đều cần áp dụng công nghệ phù hợp. Trong thời kỳ khủng hoảng, luôn hiện diện bên cạnh khách hàng là rất quan trọng. Đó là cơ hội để cho khách hàng thấy rằng bạn thực sự quan tâm và đang sát cánh cùng với họ. Bạn không chỉ hành động một mình, chỉ quan tâm đến lợi nhuận trong khi khách hàng đang lo lắng về sự an toàn của họ và thế giới.

Bước 2: Trau chuốt lại thông điệp

Khi đã xác định được đối tượng truyền thông và kết quả cần đạt được, doanh nghiệp có thể chuyển trọng tâm sang xây dựng thông điệp. Thông điệp nên tránh đề cập tới các vấn đề gây tranh cãi hoặc các rào cản chính trị. Vai trò của người làm truyền thông là hiểu được độ nhạy cảm trong việc truyền đạt những thông điệp quan trọng, đáng tin cậy, và nắm bắt được tất cả các rủi ro khi truyền thông tới khách hàng.

Bước 3: Thông báo đến đối tác và các bên liên quan

Trong thời kỳ khủng hoảng, việc truyền đạt thông tin một cách liên tục và có trách nhiệm đến đầy đủ các bên liên quan sẽ giúp xây dựng được niềm tin. Các doanh nghiệp cần theo sát tất cả động thái khi truyền thông trong giai đoạn khủng hoảng, đảm bảo các thông tin đưa đến các bên lên quan đều hữu ích và cập nhật nhất. Cần thiết lập một kênh truyền thông gián tiếp và đều đặn để chủ động giải đáp các thắc mắc nếu có.

Bước 4: Tập trung vào các giá trị

Khủng hoảng là điều không mong muốn. Nhưng đây là thời điểm tốt nhất để cho mọi người biết doanh nghiệp của bạn coi trọng những điều gì. Những giá trị nào làm nên doanh nghiệp của bạn? Và nếu những giá trị đó không nổi bật lên tại thời điểm này, chúng có thực sự phản ánh cách doanh nghiệp vận hành và mục đích tồn tại của nó không?

Bước 5: Đánh giá liên tục

Truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng là một quá trình không ngừng thay đổi. Và bước cuối cùng chính là đánh giá những gì doanh nghiệp của bạn đã thực hiện thông qua các cuộc khảo sát, phản hồi, mức độ tương tác và nhận xét thực tế từ các đối tác quan trọng. Hãy luôn tự đặt câu hỏi này cho mình: “Liệu những gì bạn làm đã giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp trong mắt các khách hàng và đối tác chưa?”

Nếu câu trả lời chưa phải là “có”, điều đó không có nghĩa là mọi thứ doanh nghiệp đã làm cho đến bây giờ đều sai hoặc hoàn toàn vô ích. Điều này chỉ có nghĩa là chúng ta cần nhìn lại một cách toàn diện các việc đã làm và lặp lại quá trình, hoặc là quay lại từ đầu đánh giá xem công tác truyền thông và kênh truyền thông đã phù hợp chưa, đã đi đúng với những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chưa.

*Bài viết tham khảo quan điểm của Ông Scott Kronick – Giám đốc Ogilvy Pr, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, đối với dịch bệnh Covid – 19