Vòng tròn quản lý chất lượng PDCA – Giải pháp cho việc điều hành doanh nghiệp

April 15, 2020

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart – người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:

Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.

Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.

Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình PDCA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Giờ đây chúng ta sẽ cùng đi vào chi tiết các giai đoạn của chu trình

Bước 1: Plan (Lập kế hoạch)

1. Xác định vấn đề:Hoạt động đầu tiên của quá trình cải tiến kiểm thử là xác định những vấn đề xảy ra trong dự án hiện tại. Vì các vấn đề trong dự án này có thể xảy ra trong dự án khác nên việc giải quyết các vấn đề và tìm ra các giải pháp để tránh các vấn đề đó trong tương lai là mục tiêu chính của cải tiến kiểm thử.
2. Xác định mục tiêu:Hiểu được các vấn đề xảy ra trong dự án, bạn sẽ xác định được cần cải tiến những gì và nên tập trung vào giai đoạn kiểm thử nào. Giả sử bạn đã xác định được giai đoạn execute test mất quá nhiều thời gian và chi phí để hoàn thành. Vậy có thể kiểm thử một cách nhanh hơn và rẻ hơn không? Đó là một trong những mục tiêu.
3. Xác định các hành động để cải tiến:Dựa trên mục tiêu đã đặt ra, các hành động cải tiến sẽ được xác định. Những hành động này nên được thực hiện dần dần, từng chút một vì không dễ dàng để thay đổi mọi thứ ngay lập tức. Ví dụ: để việc testing nhanh hơn và rẻ hơn, chúng tôi đề xuất một số hành động như sau:

Trong ví dụ trên, để việc kiểm thử nhanh hơn và rẻ hơn, bạn nên chọn option A (sử dụng automation tool) và B (cải thiện kỹ năng của tester bằng cách tự training). Option C (lựa chọn tester nhiều kinh nghiệm) có thể làm cho việc kiểm thử nhanh hơn, nhưng sẽ tốn nhiều tiền hơn bởi vì bạn phải trả thêm lương cho tester có kinh nghiệm.

Bước 2: Do (Thực hiện kế hoạch đề ra)

Bạn đã xác định được các điểm cần cải tiến. Hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

• Điểm cải tiến nào cần được thực hiện?
• Khi nào hoàn thành kế hoạch?
• Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch? Thực hiện các hoạt động cải tiến Một khi kế hoạch được thiết lập, nó cần phải được thực hiện. Các hoạt động cải tiến có thể ảnh hưởng đến tiến độ kiểm thử hiện tại. Test Manager phải lưu ý đến các hoạt động này để tránh những hậu quả không mong muốn. Xem xét các kịch bản sau đây: Trong dự án của bạn, để kiểm thử nhanh hơn và rẻ hơn, bạn đã quyết định sử dụng automation test thay vì manual test. Điều này giúp cho năng suất tăng lên đáng kể.

Bước 3: Check (Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch)

Trong bước này, bạn cần phải:

• Đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải thiện kiểm thử
• Đánh giá hiệu quả của các giải pháp
• Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này, mục đích là để kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không. Cách tốt nhất để thực hiện việc đánh giá là sử dụng metric (số liệu). Test Manager thu thập dữ liệu và sử dụng chúng để đo các tham số như năng suất, chất lượng
• Nhưng một vấn đề không mong đợi đã xảy ra: Automation đã làm gia tăng tỷ lệ lack lỗi. Trong trường hợp này, việc áp dụng automation test giúp bạn tăng năng suất, nhưng chất lượng kiểm thử giảm. Vì vậy, hành động cải tiến này có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Như vậy, bạn cần phải chọn công cụ kiểm thử cẩn thận hơn.

Bước 4: Act (Thực hiện điều chỉnh)

Khi các hành động cải tiến được thực hiện thành công cũng như mục tiêu đã đạt được, Test Manager phải thực hiện các thao tác sau:

Review: Xem lại các hoạt động cải tiến và rút ra kinh nghiệm

• Standardize: Chuẩn hóa điểm cải tiến trong quá trình quản lý
• Update: Cập nhật các document theo đúng chuẩn
• Determine: Xác định những thay đổi để áp dụng vào dự án tiếp theo

Áp dụng vào Toyota

Năm 2001, Toyota hoàn thiện Toyota way 2001. Có thể nói, Toyota Way là DNA và kim chỉ nam cơ bản của Tập đoàn, được chắt lọc từ những thành tố nổi bật, đặc trưng nhất của văn hóa và thành tựu trong suốt lịch sử hình thành và phát triển của Toyota. Ngay từ ngày đầu thành lập, các giá trị cơ bản này đã được hình thành, tuy nhiên đến năm 2001 mới được ghi lại thành văn bản chính thống, và sau đó, được chia sẻ và áp dụng cho tất cả các thành viên Toyota trên toàn cầu, đóng vai trò như là những giá trị cốt lõi.

Trên cơ sở chu trình PDCA, Toyota thành lập ra kỹ thuật thực hành chu trình này, từ đó ứng dụng Kaizen và phương pháp quản trị tinh gọn